Importar Datos a Microsoft Dynamics NAV (Navision) directamente desde Excel

Una de las grandes ventajas del ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) es su gran integración con toda la suite de aplicaciones de Microsoft Office. En este artículo voy a explicar lo fácil que resulta importar datos a Navision directamente desde una hoja de Excel, utilizando la herramienta de Migración de datos.

Para el ejemplo he utilizado la versión 2009 Service Pack 1 (2009SP1), y la empresa de demostración CRONUS España S.A. , que viene con el CD de instalación.

[Caso inventado] La empresa CRONUS España S.A. vende productos a empresas de la provincia de Barcelona. Como parte de su plan de expansión, CRONUS España S.A. , ha abierto una sede en Girona y van a empezar a vender en esa provincia. La empresa tiene en la tabla de Códigos Postales, unos 600 registros correspondientes a todos los Códigos Postales de la provincia de Barcelona. Ahora deben introducir en Navision los más de 900 registros referentes a los Códigos Postales de la provincia de Girona. Disponen de un listado, en formato Excel, con toda esta información.

1er Paso: Ajustar el formato de nuestro fichero al formato que requiere Microsoft Dynamics NAV.
Para poder importar correctamente datos al programa Microsoft Dynamics NAV, es imprescindible que el fichero Excel cumpla unos requisitos de formato, de modo que Navision sepa exactamente en qué campos de qué tablas debe importar los datos. Para crear el fichero Excel con el formato requerido, vamos a seguir unos sencillos pasos en Navision.

- Acceder a la pantalla Info. Gral. Migración.
[Cliente Classic] Administración → Configuración de la aplicación → Configuración empresa → Migración datos
[Cliente por Roles] Departamentos → Administración → Configuración de la aplicación → Configuración empresa → Migración datos


- Crear una línea con IdTabla=225, que es el identificador de la tabla "Código postal"

- Acceder a la pantalla Campos Migración, para indicar qué campos de la tabla necesitamos informar en la hoja de Excel.
En nuestro caso necesitamos Código y Población. Los dos deben tener el campo Incluye seleccionado. Una vez seleccionados los campos, podemos cerrar esta pantalla.
[Cliente Classic] Migración → Campos Migración
[Cliente por Roles] Información relacionada →Migración → Campos Migración


- Crear un libro Excel con los campos y el formato requerido.
NOTA: Se van a exportar al fichero Excel todos los Códigos Postales existentes actualmente en Navision, sin ser posible aplicar filtros o crear el Excel vacío.
[Cliente Classic] Acciones → Exportar a Excel
[Cliente por Roles] Acciones →Acciones → Exportar a Excel


- Abrir el libro Excel que acabamos de generar. Veremos que el Excel contiene todos los códigos postales que ya teníamos en NAV.
Debemos borrar los que hay y copiar los que queremos importar, aquellos más de 900 registros referentes a los Códigos Postales de la provincia de Girona.
NOTA: Es importante respetar el formato del Excel que ha generado Navision. No se deben añadir ni eliminar columnas.

2do Paso: Importar los datos en una tabla temporal de Microsoft Dynamics NAV.
Desde la pantalla Info. Gral. Migración, ejecutamos la opción Importar desde Excel

[Cliente Classic] Acciones → Importar desde Excel
[Cliente por Roles] Acciones →Acciones → Importar desde Excel



3er Paso: Aplicar los datos.
Desde la pantalla Info. Gral. Migración, ejecutamos la opción Aplicar datos Migración

[Cliente Classic] Migración → Aplicar datos migración
[Cliente por Roles] Información relacionada → Migración → Aplicar datos migración



Ahora podemos acceder a la tabla Códigos Postales y veremos los 900 nuevos registros que hemos importado. Con estos sencillos pasos cualquier usuario puede hacer una importación masiva de datos a Navision.

CONSIDERACIONES
La herramienta descrita en este artículo resulta muy útil y a la vez muy peligrosa si se utiliza sin conocimiento. Es importante realizar una importación previa en una base de datos de pruebas antes de hacer nada en la base de datos real.

Al aplicar los datos de migración:
- Si no encuentra un registro, lo crea
- Si el registro ya existe, lo modifica


Salut!
Laura Nicolàs
Dynamica



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